5 помилок при оренді офісу

Офіс із орнаментом

Успіх нового бізнесу багато в чому залежить від вдало обраного офісу. Однак при пошуку відповідного приміщення необхідно враховувати безліч факторів, про які підприємці часто не замислюються. Ми розглянули п’ять помилок, найбільш характерних для недосвідчених орендарів офісів.

Дешевий офіс – хороший офіс

Варто насторожитися, якщо офіс, який нещодавно відкрився, пропонує низькі орендні ставки. Будьте готові до того, що через 11 місяців – зазвичай саме на такий термін укладається договір – Вам піднімуть орендну плату мінімум на 50%. До речі, гарним варіантом може бути оренда комунального майна, при якій договір укладається на 3 роки. А після спливання цього терміну, зазвичай його можна без проблем пролонгувати.

Перед підписанням договору необхідно детально обговорити адекватні та вигідні умови можливого підвищення орендної ставки. Збільшення орендної плати не повинно бути раптовим для орендаря. Можна прописати в договорі, наприклад, підвищення ставки не частіше одного разу на рік, на фіксовану суму або відсоток.

Необхідно також чітко розуміти, які послуги, що надаються орендодавцем, входять у вартість оренди. Часто орендар вже після укладення договору виявляє, що витрати на електрику, воду, опалення, прибирання, вивезення сміття та охорону йому доведеться оплачувати окремо. Крім того, в ряді випадків орендодавець може вказати розмір орендної плати без ПДВ. В цьому випадку Вам фактично доведеться платити на 20% більше, ніж ви планували. Особливо важливо пам’ятати про ПДВ при проведенні оцінки вартості оренди комунального майна, адже всі цифри для такої нерухомості вказуються в договорах без урахування ПДВ.

Захочу – і завтра ж розірву договір

При укладанні договору важливо звертати увагу на термін його дії та умови пролонгації. Найчастіше Ви повинні будете письмово повідомити орендодавця за 3 місяці до закінчення терміну договору. Деталі умов оренди необхідно обговорювати з орендодавцем якомога детальніше. Наприклад, важливо знати, чи отримає Ваша компанія «юридичну прописку», себто, чи буде вона включена в офіційний список орендарів. Не забудьте, що вивіска, реклама або будь-яка інша зовнішня навігація в офісній будівлі встановлюється тільки за згодою власника: якщо вона Вам потрібна, це треба уточнити окремо.

Зверніть увагу на варіанти розірвання договору, тому що багато орендодавців не горять бажанням повертати забезпечувальний платіж або враховувати його за останні місяці оренди. Не підписуйте договір в доларах, євро, або умовних одиницях, яким би спокусливим Він не виглядав.

Кому треба, той доїде

Територіальне розташування та транспортна доступність – це перше, на що варто звернути увагу при виборі нового офісного приміщення для своєї компанії. Далеко не всі Ваші співробітники, а тим більше клієнти готові витрачати півтори-дві години на дорогу або паркувати машину за три квартали від офісу. Незайвим буде також продумати, де вони зможуть перекусити або випити кави.

При цьому гнатися за «престижністю» локації варто далеко не завжди. Орендна плата у висококласних бізнес-центрах в центрі міста часто невиправдано висока, а працівники невеликого стартапу не зрадіють необхідності кожен день купувати бізнес-ланч в дорогому ресторані, просто тому, що більш дешевого громадського харчування поруч немає.

Взагалі, як відомо, місце розташування є найголовнішим фактором при проведенні оцінки нерухомості у великих містах, зокрема у Києві. Тому є логічним, що саме цей параметр потребує максимальної уваги потенційного покупця або орендаря.

Мій орендодавець – чесна людина

«Довіряй, але перевіряй» – золоте правило орендаря. Перш ніж підписувати договір, потрібно попросити орендодавця надати оригінали документів, що підтверджують право розпорядження приміщенням: свідоцтва про право власності, договору купівлі-продажу або договору оренди з генеральною довіреністю. Якщо з’ясується, що приміщення здається в суборенду, потрібно переконатися, що орендодавець має на це право. Для цього потрібно попросити його показати Вам свідоцтво про реєстрацію організації та копію наказу про призначення директора.

Дідько з ними, з деталями

Перед укладенням договору оренди потрібно найретельнішим чином перевірити стан Вашого майбутнього офісу. Чи працюють розетки, відкриваються вікна, справне освітлення, кондиціонер і замки. У всьому цьому орендар повинен переконатися заздалегідь, особливо якщо офіс розташований в старому будинку.

Найважливіше питання для більшості орендарів – Інтернет. Краще заздалегідь виявити, які Інтернет-провайдери є в Вашій майбутній офісній будівлі. Буває, що орендодавець пропонує тільки одного провайдера, дозволяючи наймачам працювати тільки з ним. Такий підхід може завдати відчутного удару по Вашому бюджету та перевищити реальну ринкову вартість послуги в рази.

Перш ніж в’їхати в новий офіс, орендар повинен чітко уявляти собі режим роботи та систему охорони бізнес-центру. При наявності сучасної системи безпеки та сигналізації компанія може бути спокійна за своє майно, проте потрібно пам’ятати, що пропускний режим може відштовхнути потенційних клієнтів, яким навряд сподобається щоразу витрачати свій час на отримання перепустки.

Питати орендодавця про кожній дрібниці перед укладенням договору – єдиний спосіб отримати якісне офісне приміщення за розумною ціною без «підводних каменів». Крім того, має сенс поговорити з майбутніми сусідами: від них можна дізнатися про власника багато такого, чого він ніколи не розповів би сам. Важливо пам’ятати, що ви вибираєте приміщення, в якому будете працювати не один день. І що в разі вимушеної зміни офісу Ви можете втратити значні кошти та час на пошуки нового «дому» для своєї компанії.

Поширити у Facebook